SITZUNGSVERWALTUNG und e-Decide für den Verwaltungsrat und die Geschäftsleitung

Effiziente Meetings sparen wertvolle Zeit. Die GARAIO Sitzungsverwaltung und e-Decide
vereinfacht die Vorbereitung,
Organisation und Nachbearbeitung
von Sitzungen.

  • Perfekt organisierte Sitzungen

  • Sicher und Nachvollziehbar

SITZUNGEN EFFIZIENT GESTALTEN

Jedes Meeting wird komplett digital organisiert – von der Agenda bis zum optimal strukturierten Protokoll, ohne E-Mail-Flut und ganz ohne Papier. Eine deutliche Entlastung für die Administration und die Teilnehmer.

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    Sitzung vorbereiten

    Einfacher mobiler Zugriff

    Alle Sitzungsteilnehmer, welche berechtigt sind, haben während der Sitzung oder von unterwegs bequemen Zugriff auf die jeweiligen Traktanden und Unterlagen. Dies auch mit einem mobilen Endgerät (u.a. iPAD).  Das Ausdrucken der Sitzungsunterlagen kann somit getrost weggelassen werden.

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    Traktanden einreichen

    Erfassen Sie die Traktanden Ihrer Sitzungen einfach und unkompliziert in der Traktandenliste. Flexibel können Sie diese im Vorfeld der Sitzung bearbeiten, per Drag & Drop im Ablauf verschieben oder sie gegebenenfalls einer anderen Sitzung zuteilen.

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    Agenda erstellen

    Das Erstellen der Agenda übernimmt die Sitzungsverwaltung für Sie: Die gesamte Sitzungsdauer sowie die Nummerierung der Traktanden werden automatisch berechnet und bei jeder Änderung angepasst.

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    Teilnehmer einladen

    Unter „Teilnehmer“ erfassen Sie Ihre Gäste sowie deren Anwesenheitsstatus. Von hier aus versenden Sie auch gleich die Einladungen sowie ein Link  zu den dazugehörigen Dokumenten.

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    Notizen erfassen

    Erfassen Sie einfach und unkompliziert vor und während der Sitzung, Notizen und Bemerkungen zu den einzelnen Dokumenten oder Traktandenpunkten. Somit haben Sie immer sämtliche Informationen digital im Zugriff.

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    Abstimmungen durchführen

    Führen Sie bereits vor der Sitzung Abstimmungen zu bestimmten Themen durch. Die Ergebnisse können bei fehlendem Konsens in der Sitzung besprochen werden. Alle Teilnehmenden können einen Antrag zur Diskussion stellen, daraus wir ein Traktandum erstellt und findet so automatisiert einen Platz in der Agenda.

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    Sitzung durchführen

    Strukturierte Erfassung von Anträgen und Beschlüssen

    Während der Sitzung werden alle Traktanden Schritt-für-Schritt durchlaufen. Abstimmungen, Informationen und Beschlüsse sind im Protokoll direkt festgehalten und somit für alle einsehbar.
    Sämtliche Sitzungsinformationen werden in strukturierter Form abgelegt und lassen sich statistisch auswerten. Ihre Suchanfragen, wie „Zeige mir alle Beschlüsse zum Geschäft A“, werden effizient und konsistent beantwortet.

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    Erhöhte Qualität der Sitzung

    Die formelle und inhaltliche Vorstrukturierung der Geschäfte vermindert Komplexität: Der automatische Versand von Notifikationen z.B. zu Statuswechsel in Sitzungen, Pendenzen und Traktanden sorgt für Transparenz und kann individuell eingestellt werden.

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    Sitzung nachbearbeiten

    Protokoll erstellen und verteilen, ohne Medienbruch und Copy/Paste

    Ihr Protokoll erfassen und verteilen Sie ohne Medienbruch und Copy/Paste direkt in der Sitzungsverwaltung – mit dem grossen Vorteil, dass Sie über sämtliche Beschlüsse auch Auswertungen erstellen und Suchabfragen machen können.

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    Pendenzen überwachen

    In der Pendenzenliste verwalten Sie die offenen Tasks und haben zu jeder Zeit den Überblick zu deren Stand. Sobald Sie eine Pendenz einem Benutzer zuweisen, erhält dieser eine Notifikation.

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Alles in einem Paket

Die Sitzungsverwaltung automatisiert Prozesse, vereinfacht die Zusammenarbeit und steigert die Effizienz Ihrer Sitzungen. Jedes Meeting wird komplett digital organisiert – von der Agenda bis zum optimal strukturierten Protokoll – ganz ohne E-Mail-Flut und Papier.

Dank eines definierten Publikationsprozesses profitieren die Organisatoren und Teilnehmer von jederzeit korrekten Unterlagen. Standardisierte Abläufe, wie Meldungen von Traktanden, die Publikation von Vorausunterlagen, Einladung von Referenten und der Versand von Protokollauszügen werden optimal unterstützt. Sämtliche Dokumente werden automatisch in einheitlichen Templates erstellt und Informationen müssen nur einmal erfasst werden, und sind für alle Beteiligten einfach auffindbar.

Deshalb ist die Sitzungsverwaltung und e-Decide so beliebt.

  • Sichere Zusammenarbeit dank Datenschutz

    Auch bei vielen involvierten Stellen bleiben vertrauliche Inhalte geschützt – die Themen Security und Datenschutz haben höchste Priorität.

  • Nachvollziehbar und konsistent

    Mit der integrierten Enterpise-Search werden alle Informationen, Beschlüsse und Pendenzen im Handumdrehen gefunden.

  • Immer Zugriff auf aktuelle Unterlagen

    Ob im Office oder von unterwegs mit dem iPad oder Smartphone – die Teilnehmenden haben immer Zugriff auf die richtigen Dokumente und Informationen.

Effiziente Meetings sparen wertvolle Zeit.

Profitieren auch Sie

Möchten auch Sie Ihre Meetings digital organisieren und mit effizienten Meetings wertvolle Zeit sparen?
Gerne stellen wir Ihnen die GARAIO Sitzungsverwaltung und e-Decide in einer Live Präsentation vor.
Bitte kontaktieren Sie uns, um einen Termin zu vereinbaren.

häufig gestellte Fragen

Gerne beantworten wir häufig gestellte Fragen zur Sitzungsverwaltung:

Welches sind die konkreten Erleichterungen in der Sitzungsvorbereitung?

Die Sitzungsvewaltung vereinfacht die Einreichung von Traktanden, automatisiert die Erstellung der Agenda sowie das Zeitmanagement und unterstützt die Einladung von Teilnehmern sowie die Verwaltung der einzureichenden Vorausunterlagen.

Wie erhöht die Sitzungsverwaltung die Effizienz in der Organisation?

Durch die strukturierte, einheitliche Erfassung von Anträgen und Beschlüssen sowie das einfache Verfolgen von Pendenzen und Traktanden wird die Qualität von Sitzungen spürbar gesteigert.

Wie profitiert die Nachbearbeitung von Meetings durch die Sitzungverwaltung?

Die Erfassung des Protokolls direkt in der Lösung gestaltet sich sehr einfach, da die Protokollansicht dem Look-and-feel von Word sehr nahe kommt. Das Hauptaugenmerk liegt bei der Erstellung auf dem effizienten Erfassen von Protokollinhalten, wie z.B. Beschlüssen: Sämtliche Informationen werden in Feldern abgefüllt und werden damit via der Suche auswertbar. Das Protokoll kann auf Knopfdruck in ein gängiges Datei-Format (.docx, .pdf) exportiert werden.

Welche IT-Voraussetzungen sind notwendig?

Die GARAIO Sitzungsverwaltung basiert auf Microsoft SharePoint, ist eine sogenannte „Provider Hosted App“ und setzt somit einen SharePoint- respektive einen IIS-Server voraus. Die Lösung kann auch in Kombination mit Microsoft Office365 respektive SharePoint-Online genutzt werden.

Sind die Inhalte in der Sitzungsverwaltung sicher?

Ja. Auch bei vielen involvierten Stellen bleiben vertrauliche Inhalte geschützt – die Themen Security und Datenschutz haben in unserer Lösung höchste Priorität.

Welche Inhalte können über die Sitzungsverwaltung ausgewertet werden?

In der GARAIO Sitzungsverwaltung können sämtliche Inhalte mit einfachen Mitteln ausgewertet und zusammengefasst werden. So kann etwa direkt durch den Benutzer der Lösung ein Report über alle Beschlüsse der letzten zwei Jahre zu einem spezifischen Geschäft generiert werden.

Welche technischen Voraussetzungen sind für den Zugriff auf die Sitzungsverwaltung nötig?

Mit der Sitzungsverwaltung haben Sie zu jeder Zeit die aktuellen Unterlagen im Zugriff – auch mobil. Ob im Office oder von unterwegs mit dem Tablet oder iPad – alle Teilnehmer haben immer Zugriff auf die richtigen Dokumente und Informationen.